Nota Diversiteit

Waarom een Nota Diversiteit?

De Nota Diversiteit geeft een kader voor diversiteit en inclusie: hier kunnen faculteiten en diensten hun diversiteitsbeleid op baseren. 

Op welke vraag geven we antwoord in de nota diversiteit?

Hoe kan de UvA zorgdragen voor een inclusieve leer- en werkomgeving, waar alle studenten en medewerkers zich thuis kunnen voelen en die de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek en onze maatschappelijke impact vergroot?

Met de Nota Diversiteit willen we:

• Nieuwe activiteiten starten die bijdragen aan een diverse en inclusieve leer- en werkomgeving.
• Bestaande initiatieven versterken die studenten, faculteiten, diensten en diversity officers binnen de UvA zijn gestart.

Toegankelijkheid en studiesucces van studenten voor wie vanwege hun achtergrond studeren aan de universiteit minder vanzelfsprekend is.

• Nieuw: Ondersteunen van studenten met een functie-beperking bij het vinden van stages.
• Nieuw: Meet your Mentor: Instroom van studenten met migratie-achtergrond op de arbeidsmarkt verbeteren.

Succesvol samenwerken in divers samengestelde teams.

• Nieuw: Actief aanbod van diversiteit en inclusie trainingen en workshops met bewezen effectiviteit (voor studenten en medewerkers).
• Voortzetten: Aandacht voor diversiteit en inclusiviteit in BKO en leiderschapstrainingen.

Werving, selectie, aanstelling, bevordering en behoud van mede-werkers met een diverse achtergrond.

• Nieuw: Streven 50% van alle hoogleraars-posities vanaf nu te laten invullen door vrouwen.
• Nieuw: Talentenprogramma voor gepromoveerden met migratie-achtergrond: 7 tenure posities.

Identificatie en stimulering van good practices en kennisuitwisseling.

• Voortzetten: De rol voor de Chief Diversity Officer en de Diversity Officers bij het organiseren van uitwisseling van kennis en kunde over diversiteit en inclusie.

Hierboven staan voorbeelden van bestaande en nieuwe initiatieven in de nota. Benieuwd naar alle initiatieven? Lees het volledige beleidskader op uva.nl/diversiteit.

De Barometer Culturele Diversiteit geeft organisaties inzicht in de culturele diversiteit van hun personeelsbestand, zonder dat individuen herkenbaar zijn in de cijfers. Organisaties vanaf 250 werknemers kunnen deelnemen. Het CBS koppelt gegevens van een organisatie aan andere data en levert deze als anonieme en samengevoegde data terug op basis van een aanpak die in juni 2020 door de Tweede Kamer is goedgekeurd (bekijk de Kamerbrief). Er worden geen nieuwe gegevens over werknemers opgenomen en het is niet nodig om bijzondere persoonsgegevens te delen. Sinds 1 juli 2020 neemt het CBS aanvragen hiervoor in behandeling. Lees meer over de Barometer Culturele Diversiteit op de CBS website.

De culturele diversiteit per functiegroep en faculteit worden openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld op de CBS-website. Het CBS gebruikt de door de UvA aangeleverde gegevens niet voor ander onderzoek of doeleinden. De UvA zal de data uit de CBS Barometer Culturele Diversiteit alleen gebruiken ter ondersteuning van het beleid zoals staat vermeld in de Nota Diversiteit 2019, en voor het maken van vergelijkingen op het gebied van culturele diversiteit, met andere Nederlandse universiteiten.

De UvA deelt de volgende gegevens van wetenschappelijk personeel en ondersteunend beheerspersoneel uit de eigen personeelsadministratie: geboortedatum, geslacht, postcode, huisnummer, huisnummertoevoeging, faculteit, functiegroep (bijvoorbeeld: promovendus, onderzoeker, docent, stafmedewerker, hoogleraar). Dit wordt gedaan voor de volgende peilmomenten: ultimo 2010, ultimo 2015 en ultimo 2020. Het AmsterdamUMC heeft een aparte personeelsadministratie en zal daarom los van de UvA een uitvraag doen bij het CBS.

Om het beleid van de Universiteit van Amsterdam (UvA) op het gebied van gelijke kansen en culturele diversiteit te onderbouwen, wil de UvA gebruik maken van de Barometer Culturele Diversiteit van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Inzicht in de culturele diversiteit aan de universiteit vergroot de effectiviteit waarmee de UvA werkt aan diversiteit en inclusiviteit, zoals staat vermeld in de Nota Diversiteit. De Barometer Culturele Diversiteit geeft organisaties inzicht in de culturele diversiteit van hun personeelsbestand, zonder dat individuen herkenbaar zijn in de cijfers. Organisaties vanaf 250 werknemers kunnen deelnemen.

De UvA ontvangt van het CBS alleen gegevens van de culturele diversiteit binnen faculteiten en functiegroepen, en deze gegevens zijn niet herleidbaar naar individuele personen. De UvA zal zelf ook geen gegevens registreren of beheren van de culturele achtergrond van haar personeelsleden. Het CBS gebruikt de door de UvA aangeleverde gegevens niet voor ander onderzoek of doeleinden.

In de mailing staat dat de UvA van het CBS gegevens van de culturele diversiteit binnen faculteiten en functiegroepen ontvangt, en dat deze niet herleidbaar zijn naar individuele personen. Wat bedoelen we daarmee?

De UvA deelt persoonsgegevens van haar (oud)personeel met het CBS. Het CBS koppelt deze gegevens aan haar databestanden om de culturele achtergrond inzichtelijk te krijgen. Het CBS heeft de persoonsgegevens nodig om te verifiëren dat deze koppeling betrekking heeft op de juiste persoon (zo wordt bijvoorbeeld een koppeling met iemand met dezelfde naam of geboortedatum voorkomen). Vanuit privacy oogpunt pseudonimiseert het CBS de geboortedatum en adresgegevens. Uiteindelijk ontvangt de UvA een overzicht met per functiegroep inzichtelijk hoe de verdeling van culturele achtergrond is. In dit overzicht staat geen individuele data meer.

De UvA deelt persoonsgegevens van haar (oud-)personeel met het CBS. Het CBS koppelt deze gegevens aan haar databestanden om de culturele achtergrond inzichtelijk te krijgen. Het CBS heeft de persoonsgegevens nodig om te verifiëren dat deze koppeling betrekking heeft op de juiste persoon (zo wordt bijvoorbeeld een koppeling met iemand met dezelfde naam of geboortedatum voorkomen). Vanuit privacy oogpunt pseudonimiseert het CBS de geboortedatum en adresgegevens, en daarna worden deze samengevoegd op groepsniveau. Uiteindelijk ontvangt de UvA een overzicht met per functiegroep inzichtelijk hoe de verdeling van culturele achtergrond is.

De UvA beschikt niet over de gegevens van culturele achtergrond van personen. Ook is de UvA niet van plan om deze gegevens bij te houden. Wel wil de UvA inzicht in de culturele achtergrond per functiegroep. Daarom doet de UvA mee met de Culturele Barometer Diversiteit van het CBS.

Rond dezelfde tijd dat deze e-mail werd verspreid was sprake van een cyberaanval bij de UvA. We begrijpen dat ontvangers hierdoor extra alert zijn. Er is echter geen sprake van phishing mail. De verzendlijst met ontvangers komen uit het medewerkersbestand van de UvA en de mail is met zorgvuldigheid verstuurd vanuit het mailsysteem van de UvA zelf.

Uw rechten omtrent het gebruik van uw persoonsgegevens zijn geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Volgens de AVG heeft u recht op bezwaar. Mocht u niet willen dat de UvA enkele van uw persoonsgegevens met het CBS deelt voor de Barometer Culturele Diversiteit, dan kunt binnen twee weken een e-mail sturen naar: barometerUitvraag-bb@uva.nl.

Indien u per e-mail heeft aangegeven niet mee te willen doen aan de uitvraag (i.e. bezwaar heeft gemaakt), dan worden uw gegevens verwijderd uit de lijst met persoonsgegevens die naar het CBS gaat. Uw gegevens worden niet met het CBS gedeeld. U ontvangt binnen vier weken per e-mail een bevestigende reactie op uw bezwaar.

De UvA neemt privacy en de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus. De UvA gaat zorgvuldig om met gegevens van medewerkers, studenten, deelnemers aan onderzoek en andere bij de UvA betrokken personen. Meer informatie en een Privacyverklaring is terug te vinden op de UvA-website.

Het CBS waarborgt privacy bij alle onderzoeken. Bedrijfsgegevens worden onder strikte geheimhouding verwerkt en geanalyseerd tot algemene economische statistieken. Het CBS werkt met goed beveiligde computersystemen. De wet schrijft voor dat de gegevens alleen voor statistische doeleinden worden gebruikt. Geen enkele andere instelling heeft toegang tot de gegevens die het CBS verzamelt. Aan de statistische informatie die het CBS publiceert, zijn geen herkenbare gegevens over een afzonderlijk bedrijf of instelling te herleiden.

De manier van datadeling met het CBS heeft na de hackaanval op de UvA onze speciale aandacht. We hebben in samenwerking met het CBS het proces van data uitwisseling op kwetsbaarheden gecontroleerd. De CISO (Chief Information Security Officer) van de UvA heeft kritische vragen gesteld en het proces als veilig beoordeeld. Hoe vindt de datadeling met het CBS in de praktijk plaats? Er is een upload portal en een download portal. De upload portal is beveiligd doordat de logingegevens slechts een keer te gebruiken zijn, de geüploade gegevens kunnen niet worden gedownload via de upload portal. De download portal wordt alleen gebruikt om samengevoegde gegevens met de UvA te delen, in deze data zijn geen gegevens van individuele werknemers herkenbaar.

Het CBS zal de UvA-gegevens direct omzetten in pseudoniemen gekoppeld aan functiegroepen. Daarna koppelt het CBS het pseudoniem en de functiegroep, met gegevens uit de CBS-databases en aggregeert deze. Op deze manier kan per functiegroep en daarnaast per faculteit worden vastgesteld welk aandeel van het personeel: geen migratieachtergrond heeft, een westerse migratieachtergrond heeft, of een niet-westerse migratieachtergrond heeft.

Alleen wanneer er 250 personen of meer in een functiegroep of in een faculteit voorkomen, mag het CBS de uitkomsten uitsplitsen naar migratieachtergrond. Zo is altijd verzekerd dat individuen niet herkenbaar zijn in de cijfers.

CBS hanteert een standaard bewaartermijn van 2,5 jaar voor bronbestanden. Voor de niet-herleidbare gegevens die worden teruggekoppeld aan de UvA, is geen maximum bewaartermijn van toepassing.

De UvA verwerkt de persoonsgegevens in dit geval op basis van de AVG-grondslag ‘noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang’ (artikel 6 lid 1 sub f AVG). De UvA vindt het belangrijk om het beleid van de Universiteit van Amsterdam (UvA) op het gebied van gelijke kansen en culturele diversiteit te onderbouwen. Een inclusief en divers medewerkersbestand draagt bij aan beter onderwijs en onderzoek aan de UvA (en daarmee ook de aantrekkelijkheid van UvA als werkgever/ positie arbeidsmarkt).

Met de optie opt-out wordt het recht van bezwaar ingevuld dat een betrokkene heeft op grond van de AVG wanneer een verwerking plaatsvindt op grond van  ‘noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang’. Opt-in zou betekenen dat vooraf toestemming wordt gevraagd aan de betrokkene voor verwerking (toestemming betreft een andere grondslag). Een beroep op de grondslag toestemming is alleen mogelijk als de betrokkene deze toestemming vrijelijk kan geven of weigeren. In een arbeidsrelatie zal een betrokkene zich niet zo snel vrij voelen om toestemming te weigeren, waardoor dit problematisch is.